Les porteurs de projets qui souhaitent obtenir une subvention Leader doivent respecter un certain nombre de règles et de procédures.
La 1ère est le principe d’incitativité, c’est à dire qui vise à garantir que l'aide constitue une incitation à développer des activités ou projets nécessaires et à exclure les aides en faveur d'activités que le bénéficiaire entreprendrait de toute façon, même en l'absence d'aide.
Ce principe impose que la demande de subvention doit être faite avant le commencement du projet.
Ensuite, la demande de subvention sera analysée par les services instructeurs de la Région afin de vérifier l’éligibilité de la demande au regard du cadre réglementaire. La prochaine étape consiste en la sélection, ou pas, du projet par le Comité de programmation du Gal au regard de sa stratégie et son opportunité. Pour ce faire le Comité utilise des outils de sélection (principes, grilles, critères). Si le projet est programmé, il y a signature d’une convention avec le porteur de projet qui formalise l’octroi de cette subvention. Enfin, une fois le projet réalisé et les dépenses payées, le porteur de projet doit faire une demande de paiement accompagnée des justificatifs qui prouvent la réalité du projet. Après contrôle, la Région ordonne à l’ASP (Agence de Service et de Paiement) d’effectuer le paiement.
A tout moment, et pendant une période de 10 ans, un corps de contrôle régional, national ou européen peut demander à vérifier tout élément du dossier.